Qu’est-ce que la signature électronique ?
Avec l’évolution technologique, les entreprises ont tout intérêt à s’adapter à l’ère du digitale. La signature électronique s’inscrit dans cette évolution et présente de nombreux avantages. Autrement appelée signature numérique, elle est tout à fait similaire à la signature manuscrite, mais s’appose sur des documents électroniques.
En cas de litige, une signature électronique a exactement la même valeur juridique qu’une signature apposée de manière manuscrite. La signature électronique garantit l’intégrité du document. Ce dernier est alors infalsifiable. Le système de signature électronique permet également d’authentifier les signataires du document. Ainsi, la plateforme LiveConsent vous permet de bénéficier de ce processus rapide, facile, économique et écologique. LiveConsent propose également diverses fonctionnalités associées telles que le paraphe ou la multi-signature.
Le paraphe chez LiveConsent
Sur certains documents et contrats, tels que des contrats privés ou actes sous seing privé, l’apposition d’un paraphe sur PDF est demandée sur chaque bas de page. Le paraphe est un signe graphique, représentant généralement les initiales du nom et prénom de la personne concernée. Autrement dit, une signature contient donc le nom complet du signataire, contrairement au paraphe qui se résume à une signature réduite ne contenant que des initiales.
Le paraphe à deux objectifs ; premièrement, de s’assurer que chaque partie a lu le contrat entièrement, sans simplement avoir signé la dernière page. Deuxièmement, il permet de ne pas ajouter ou de détruire des pages intermédiaires après l’apposition de la signature. Cela réduit donc largement les risques de litige.
En revanche, le paraphe ne suffit pas. Il doit obligatoirement s’accompagner d’une signature du document. Néanmoins, le paraphe n’est pas toujours obligatoire, une simple signature électronique de type avancée garantit déjà l’intégrité d’un acte. D’ailleurs, LiveConsent utilise la signature électronique avancée et garantit donc l’intégrité de tous vos documents. Par ailleurs, le paraphe a toujours été ancré dans la culture de la signature papier. C’est la raison pour laquelle, la plateforme LiveConsent permet de bénéficier de cette fonctionnalité pour ne pas avoir à modifier les mœurs de certaines entreprises et ainsi bénéficier d’une expérience plus fluide.
Concernant la démarche, elle n’est pas plus complexe qu’en format papier. Pour cela, il vous suffit de vous rendre dans l’onglet « initiales » et de choisir votre signataire. Ensuite, il vous suffit de cliquer sur le bouton d’ajout de zone de paraphe et de placer la zone où vous le désirez. Il vous est possible de recommencer autant de fois que nécessaire. L’opération est très simple, vous êtes même totalement libre dans le placement de la zone de paraphe. En plus de pouvoir parapher, le signataire peut apposer une ou plusieurs signatures et différents signataires peuvent signer sur un même document, c’est la fonctionnalité multi-signature.
La multi-signature
Dans certaines entreprises, des centaines de contrats peuvent être signés par jour. Parmi ces contrats, certains nécessitent que plusieurs signatures soient apposées sur un même document. Là est l’intérêt de la fonctionnalité « multi-signature » , proposée par LiveConsent. Elle permet donc d’intégrer plusieurs zones de signature sur différentes pages pour une même personne. Par exemple, cette fonctionnalité pourrait être utile pour la signature d’un devis. Par conséquent, elle permet un gain de temps considérable, mais aussi une grosse économie de papier, car plus besoin d’imprimer toutes les feuilles, de les signer puis de le scanner par la suite pour les envoyer au destinataire.
De la même manière, la fonctionnalité multi-signature intègre la signature multiple. Elle semble similaire dans le nom, mais répond à un autre type de besoin. En effet, il est parfois possible que dans certaines situations, plusieurs personnes doivent signer un même document. Lors d’une convention de stage ou d’une charte d’entreprise par exemple. Tout comme la multi-signature, la fonction signataires multiples permet de bénéficier d’un gain de temps, d’économiser du papier et donc de préserver la planète par la même occasion, ainsi que de faire des économies. Faire signer plusieurs personnes sur un même document est un processus encore plus long. De manière manuscrite, il faudrait en temps normal imprimer un exemplaire puis attendre que chaque partie se passe le document et le signe. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez même choisir l’ordre des signataires et avoir accès en temps réel à l’ouverture du document par votre contact. Ainsi, vous avez les informations de manière directe en plus de garantir l’authenticité et la préservation du document.
Les autres fonctionnalités LiveConsent
La plateforme LiveConsent ne s’arrête pas simplement aux fonctionnalités additionnelles de la multi-signature et du paraphe. En effet, on retrouve la possibilité d’insérer le logo de l’entreprise, permettant de personnaliser l’envoi et de rajouter un côté plus professionnel. Il est également possible d’ajouter certaines mentions en bas du document comme le lieu, la date, la mention « Lu et approuvé », et même une mention « Cordialement ». Des actions de duplications du document sont aussi possibles, permettant de gagner du temps et ainsi de gérer les demandes plus récentes en reprenant les demandes précédentes. Bien d’autres fonctionnalités sont à découvrir sur la plateforme LiveConsent.
